物を販売する仕事は多くありますが、その際に取引上重要になってくるのが領収書です。特に領収書を発行するときに印鑑を押すことになるので、そこで利用する印鑑をそろえておくことは重要なポイントとなります。その際に使うハンコだけではなく領収書以外に使える便利なはんこなどを確認しておき、準備をしてこれからの販売に役立てていきましょう。
お店の印鑑を用意する
販売するにあたって領収書などにお店の印鑑を使うことが多いでしょう。普通の苗字のはんこであれば、珍しいものでなければ店頭で手に入りやすいものもありますが、お店の名前となるとそうはいきません。やはり注文して刻印してもらうことが必要になるのです。
その場で対応してくれる専門店もありますが、メーカーなどに注文して作ってもらう形だと時間がかかることもあるので、お店の開業などを控えている場合には早めに準備をしておくことが必要になります。手彫りのものは二つと同じものができないので、偽造防止などにも役立つメリットがあります。
領収書に必ず印鑑は必要なの？
領収書には必ず印鑑を押さなければならないものではありません。必要事項がきちんと記載されているものであれば印鑑がないものも有効なものとして扱われます。今後は様々な部分で電子化が進み脱印鑑の動きが高まっていくことになりますから、それに合わせて印鑑を利用するケースは少なくなっていくでしょう。
ただし、まだまだ印鑑についての信頼感は高いですから、しばらくは印鑑を押す風習は続いていくと思われます。印鑑が必要なくても、そこに押印することで信頼感が増す場合があるのです。信頼感アップのツールとして活用できる印鑑を作っておきましょう。
個人名の印鑑を使う場合も
領収書を出すときに、担当者の名前の印鑑を押す場合もあります。それにより誰が担当したのか、責任の所在をはっきりさせる意味合いもあり、記録として重要なものとなるでしょう。社名の印鑑と合わせて担当者の個人名のものを使うケースもあります。
担当者が複数いる場合にはその分印鑑を準備する必要があります。プライベートのものを使うのではなく、仕事用のものを用意しておくのが良いでしょう。販売の仕事で使う場合には使用頻度も多くなりますので、場合によっては劣化や破損による買い替えなども必要になります。
定期的に状態をチェックしておくことも必要です。珍しい苗字の場合にはすぐに手に入らないことも多いので、前もって準備しておくことが必要です。
社名や店名の部分ははんこで効率アップ
その文書が正式に成立したものと示すために押す印鑑と、単に記載事項を入れるものとでは用途が異なります。たとえ証明のための印鑑が必要ないとしても、別個ハンコが必要になることもあるのです。販売の仕事でも、領収書を作る回数が少ない場合はすべて手書きで対応することができるでしょう。
また、大きな会社では独自のフォーマットで領収書を作ることができるかもしれません。手書きをする部分を最小限に抑えることができます。しかし、枚数が多くなってきたところをすべて手書きで書こうとすると大変な手間と時間がかかってしまいます。
そこで、店名や住所、連絡先などのあらかじめ決まった部分はゴム印などで押すだけにしておくのが便利なのです。住所や連絡先などをすべて正確に書くことは難しいですから、正確性を重視するにあたってもメリットはあります。
急いで書くと字が乱れがちな方にとっては非常に便利なアイテムです。ぜひ、印鑑を作るにあたってこうしたほかの部分のはんこについても準備を考えておきましょう。
社名や店名のはんこはほかの用途にも使える
領収書に社名や店名、住所などを記載するために作るゴム印は、ほかの機会にも生かすことができます。例えば郵便物などに送り主の住所氏名を書くときに、ハンコをポンと押せば済むので非常に楽な作業になるのです。最近は郵送や宅配で通販を行うことが多いので、送り状や封筒などに送り主の名称を入れる機会も多くなっています。
人件費を考えると、そこの時間や手間を減らせると大きなプラスとなります。印刷業者に依頼してわざわざ作らなくても、一般的な無地の封筒にハンコを押すだけでお店オリジナルのものになります。その場合は別にロゴマークやイラストなどが入ったものを作成しておき、合わせて使うと変化をつけやすくなるでしょう。
領収書などの文書にはシンプルに記載事項だけを、パッケージやカードなどに利用するときにはロゴマークも入れて使うなど、用途に応じて使い分けてみてください。
出来上がりまで時間がかかることも
ゴム印を作る場合には、印面が出来上がるまである程度時間がかかることがあります。特にイラストやマークなどを入れて作る場合には日数がかかることもあるので注意しましょう。また、思ったような出来上がりでない場合に作り直そうとすると、さらに多くの時間がかかってしまいます。
注文するにあたって間違っていないかよく確認しましょう。マークなどの場合には反転して出来上がってきたりすることがあるので、向きなどをよく確認して注文する必要があります。また、作り直しても間に合うように多少余裕をもって注文しておくのもおすすめです。
使う時期がはっきり決まっている場合は特に注意しておきたいところです。
細かいものもきちんと準備を
販売の仕事を始めるにあたって、考えるべきことはたくさんあります。本来中心となるべき業務のことについては意識が向いていても、周辺の細かいことについてはあまり考えられないこともあるでしょう。特に印鑑などの細かいことについてはうっかり忘れてしまうことも多いものです。
しかし、取引をするうえでの信用をアップしていくうえでも重要ですし、これから毎日使っていくものでもあります。領収書や郵便物に使用するハンコなどはお客様とお店をつなげてくれる重要なアイテムともいえるものです。
準備にも時間がかかりますから、販売にあたっての重要なツールとして、最初の段階からきちんと計画をして準備をしていくことが必要になります。
販売をサポートしてくれるアイテムを
販売の仕事は非常に忙しく、お客様を大切にしていく必要があるものです。領収書一つとってもきちんと仕上げられているかも重要なポイントとなってきます。ぜひ納得のいく印鑑を作って利用していきましょう。郵便物などにも使える店名のゴム印も、事前にしっかり準備しておくと様々な用途に使えて便利です。
ぜひ計画的に準備してみてください。